Этапы внедрения СУ НТД
Как перейти от разрозненных папок, таблиц и ручного контроля к единой системе работы с нормативной и технической документацией: от анализа существующего фонда до запуска и развития СУ НТД.
С чего начинается внедрение СУ НТД
Система управления нормативной и технической документацией нужна не только для хранения документов. Её задача — организовать весь процесс работы с НТД: поиск, актуализацию, распределение ответственности, доступ сотрудников, работу с внутренними документами и контроль изменений.
Поэтому начинать внедрение сразу с настройки программного решения неправильно. Сначала необходимо понять, как предприятие работает с документацией сейчас.
Перед началом внедрения стоит определить:
Сначала нужно разобраться в существующих процессах, а уже затем определять, как их должна изменить СУ НТД.
Анализ и подготовка фонда НТД
Перед переносом документов в систему необходимо разобраться с самим фондом.
Если просто загрузить существующие файлы как есть, вместе с ними в новую систему перейдут дубли, устаревшие редакции и неудобная структура хранения.
На этапе подготовки необходимо:
- составить перечень используемой НТД;
- проверить актуальность документов;
- выявить дубли и разные редакции;
- отделить рабочие документы от архива;
- определить недостающую документацию;
- продумать классификацию фонда;
- назначить ответственных за отдельные группы НТД.
Проектирование процессов работы с НТД
Следующий шаг — определить, как должна быть организована работа после внедрения. На этом этапе СУ НТД проектируется под реальные процессы предприятия.
Определяются пользователи, администраторы, ответственные специалисты и руководители.
Для разных подразделений формируется необходимый набор нормативной информации.
Ответственность закрепляется за конкретными документами и процессами.
Определяются процессы разработки, согласования, утверждения, ознакомления и контроля документов.
Настройка СУ НТД
После подготовки фонда и проектирования процессов начинается настройка системы под структуру и задачи предприятия.
В зависимости от проекта настраиваются:
Для крупного предприятия внедрение можно проводить поэтапно: сначала запустить наиболее важный процесс, проверить его на практике и только после этого подключать следующие подразделения и задачи.
Пилотный запуск и обучение сотрудников
До полноценного запуска СУ НТД желательно проверить на реальных рабочих задачах предприятия.
Во время пилота проверяют:
- удобство поиска документов;
- права доступа пользователей;
- полноту необходимой информации;
- маршруты согласования;
- лишние или неудобные действия;
- необходимость корректировки настроек.
Во время обучения сотрудник должен понять:
- как найти нужный документ;
- как проверить его актуальность;
- как получить информацию об изменениях;
- как выполнять свои ежедневные задачи в системе.
Запуск и дальнейшее развитие СУ НТД
После настройки и обучения система становится частью ежедневной работы предприятия. На этом этапе необходимо закрепить единый порядок работы с документацией.
Что меняется после внедрения СУ НТД
Главный результат — не появление ещё одного электронного архива, а переход к управляемому процессу работы с нормативной документацией.
Посмотрите, как СУ НТД работает на практике
Покажем, как с помощью «Техэксперт» организовать единый фонд нормативной документации, контролировать актуальность НТД и сократить объём ручной работы специалистов.