Как организовать электронный фонд нормативной документации
Количество нормативных документов, используемых современными предприятиями, постоянно увеличивается. Федеральные законы, национальные стандарты, технические регламенты, своды правил, внутренние нормативные документы и технологические инструкции ежедневно используются специалистами различных подразделений.
Когда документы хранятся в разных папках, на рабочих компьютерах или в бумажных архивах, возрастает риск ошибок. Сотрудники могут использовать разные редакции документов, тратить много времени на поиск информации или работать с требованиями, утратившими актуальность.
Именно поэтому все больше предприятий переходят к созданию электронного фонда нормативной документации — единой цифровой системы хранения, управления и актуализации нормативных документов.
Именно поэтому все больше предприятий переходят к созданию электронного фонда нормативной документации — единой цифровой системы хранения, управления и актуализации нормативных документов.
Что такое электронный фонд нормативной документации
Электронный фонд нормативной документации — это централизованная цифровая база, в которой хранятся все нормативные и внутренние документы предприятия.
В отличие от обычного электронного архива, такой фонд не только хранит документы, но и помогает управлять ими.
Он обеспечивает:
В результате предприятие получает единый источник достоверной нормативной информации.
В отличие от обычного электронного архива, такой фонд не только хранит документы, но и помогает управлять ими.
Он обеспечивает:
- централизованное хранение документов;
- быстрый поиск информации;
- контроль актуальности документов;
- разграничение прав доступа;
- совместную работу сотрудников;
- сопровождение полного жизненного цикла нормативных документов.
В результате предприятие получает единый источник достоверной нормативной информации.
Какие задачи решает электронный фонд
Создание электронного фонда позволяет решить сразу несколько важных задач.
Прежде всего предприятие получает возможность отказаться от разрозненного хранения документов и объединить всю нормативно-техническую документацию в едином цифровом пространстве.
Кроме того, электронный фонд помогает:
Прежде всего предприятие получает возможность отказаться от разрозненного хранения документов и объединить всю нормативно-техническую документацию в едином цифровом пространстве.
Кроме того, электронный фонд помогает:
- сократить время поиска документов;
- исключить использование устаревших редакций;
- обеспечить единые требования для всех подразделений;
- ускорить разработку внутренних нормативных документов;
- повысить готовность предприятия к проверкам.
Как организовать электронный фонд
Создание электронного фонда рекомендуется выполнять поэтапно.
Провести инвентаризацию документов
На первом этапе необходимо определить, какие нормативные документы используются на предприятии и где они хранятся.
Это позволяет сформировать полную картину существующего фонда.
Это позволяет сформировать полную картину существующего фонда.
Объединить документы в единой системе
Следующий шаг — перенести нормативную документацию в централизованную цифровую систему.
Все подразделения начинают работать с единым источником информации, а необходимость поиска документов в разных местах исчезает.
Все подразделения начинают работать с единым источником информации, а необходимость поиска документов в разных местах исчезает.
Проверить актуальность нормативной базы
Перед началом эксплуатации важно убедиться, что все документы соответствуют действующим требованиям.
Использование актуальных редакций значительно снижает риск ошибок в работе.
Использование актуальных редакций значительно снижает риск ошибок в работе.
Настроить права доступа
Не всем сотрудникам требуется одинаковый уровень доступа к документации.
Разграничение прав помогает обеспечить информационную безопасность и сделать работу пользователей более удобной.
Разграничение прав помогает обеспечить информационную безопасность и сделать работу пользователей более удобной.
Организовать постоянную актуализацию
После создания фонда необходимо обеспечить регулярное обновление нормативной базы и своевременный контроль изменений законодательства.
Преимущества электронного фонда перед обычным архивом
Электронный фонд значительно превосходит традиционные способы хранения документов.
Его основные преимущества:
Благодаря этому нормативная документация становится полноценным инструментом управления, а не просто архивом файлов.
Его основные преимущества:
- быстрый поиск нормативной информации;
- единая база документов для всех подразделений;
- актуальные редакции нормативных документов;
- снижение риска использования устаревших требований;
- прозрачное управление документацией;
- экономия рабочего времени специалистов;
- удобная совместная работа с документами.
Благодаря этому нормативная документация становится полноценным инструментом управления, а не просто архивом файлов.
Как «Техэксперт» помогает создать электронный фонд нормативной документации
Система «Техэксперт» позволяет организовать единый электронный фонд нормативно-технической документации предприятия. Платформа объединяет многомиллионный фонд нормативных документов, сервисы контроля изменений законодательства, инструменты разработки и согласования внутренних документов, а также современные средства управления нормативной документацией в едином цифровом пространстве.
Использование системы помогает обеспечить сотрудников актуальной нормативной информацией, сократить время поиска документов и выстроить эффективное управление нормативно-технической документацией на предприятии.
Использование системы помогает обеспечить сотрудников актуальной нормативной информацией, сократить время поиска документов и выстроить эффективное управление нормативно-технической документацией на предприятии.
Получите бесплатный доступ к системе «Техэксперт»
Если вы хотите создать современный электронный фонд нормативной документации и организовать работу с документами в едином цифровом пространстве, попробуйте возможности системы «Техэксперт».
Получите бесплатный доступ на 7 дней, протестируйте основные функции системы и убедитесь, насколько проще становится управление нормативной документацией, когда все необходимые документы всегда находятся под рукой.
Получите бесплатный доступ на 7 дней, протестируйте основные функции системы и убедитесь, насколько проще становится управление нормативной документацией, когда все необходимые документы всегда находятся под рукой.