Как провести аудит нормативной документации предприятия
Пошагово разбираем, как проверить фонд НТД: определить состав документов, найти устаревшие редакции и дубли, оценить структуру хранения, распределение ответственности и процесс актуализации.
Когда нужен аудит нормативной документации
Фонд нормативной документации обычно формируется постепенно: появляются новые документы, меняются требования, разные подразделения создают собственные подборки, а старые версии не всегда вовремя исключаются из работы.
В результате сам факт наличия большого фонда ещё не означает, что сотрудники действительно работают с актуальной и необходимой НТД.
Проверка особенно нужна, если:
Нужно понять реальное состояние фонда и определить, насколько надёжно организована ежедневная работа с нормативной документацией.
С чего начать аудит НТД
Начинать проверку с удаления документов не стоит. Сначала необходимо зафиксировать текущее состояние фонда: что в нём есть, где это хранится и кто использует информацию.
Определите, где на предприятии находятся нормативные документы: в общих сетевых папках, локальных архивах, специализированных системах, бумажном фонде и личных подборках сотрудников.
Составьте перечень подразделений и специалистов, которые используют нормативную документацию в работе.
Зафиксируйте, кто сейчас добавляет документы, отслеживает изменения и отвечает за отдельные части фонда.
Сначала получите полную картину. Иначе часть проблем можно просто скрыть, не устранив причины их появления.
Проведите инвентаризацию фонда НТД
Первый практический этап — собрать единый перечень документов. Даже если предприятие использует несколько источников, для аудита важно увидеть весь фонд как одно целое.
Для каждого документа желательно зафиксировать:
Главная задача — получить полный реестр и увидеть, сколько фактически экземпляров и версий используется на предприятии.
Проверьте состояние каждого документа
После формирования реестра можно переходить к проверке содержания фонда. Здесь важно понять не только наличие документа, но и можно ли действительно использовать его в текущей работе предприятия.
Проверьте, действует ли документ, не отменён ли он, не заменён ли другим и используется ли последняя рабочая редакция.
Определите, нужен ли документ для текущих процессов предприятия или он хранится по привычке и фактически не используется.
Найдите повторные копии, одинаковые документы в разных папках и одновременно используемые редакции.
Проверьте, хватает ли документации для работы подразделений и нет ли очевидных пробелов.
Зафиксируйте, откуда получена нормативная информация и как предприятие проверяет её актуальность.
Проверьте не только фонд, но и процессы работы с НТД
Даже полностью актуальный фонд со временем снова начнёт накапливать ошибки, если на предприятии не определён постоянный порядок работы с нормативной документацией.
Ответьте на вопросы об актуализации
- кто отслеживает изменения документов;
- как часто проверяется актуальность;
- как новая редакция попадает в рабочий фонд;
- что происходит с отменёнными документами;
- кто контролирует выполнение этих действий.
Проверьте работу пользователей
- где сотрудники ищут НТД;
- как определяют актуальную редакцию;
- создают ли собственные локальные подборки;
- как узнают об изменениях;
- понятно ли, к кому обращаться по вопросам НТД.
Если актуальность держится на таблице, памяти одного сотрудника или периодической ручной проверке десятков источников, такой процесс сложно масштабировать и контролировать.
Как оценить результаты аудита
После проверки не стоит пытаться исправить всё одновременно. Выявленные проблемы удобнее разделить по степени риска и влиянию на работу предприятия.
Отменённые документы в рабочем фонде, неверные редакции, отсутствие необходимой НТД.
Проверить в первую очередь и исключить риск использования некорректной информации.
Дубли, локальные подборки, отсутствие ответственных, неудобная структура фонда.
Привести фонд к единой структуре и закрепить правила дальнейшей работы.
Документы актуальны, но поиск, проверка и контроль выполняются вручную.
Оптимизировать процесс и рассмотреть автоматизацию повторяющихся операций.
Что делать после аудита
Однократная ревизия поможет привести фонд в порядок, но сама по себе не защитит его от повторного накопления дублей, устаревших редакций и локальных подборок.
После наведения порядка важно сохранить его
«Техэксперт» помогает организовать постоянную работу с нормативной документацией в едином информационном пространстве, использовать актуальную нормативную информацию и сократить объём ручных операций.
Привели фонд в порядок? Сохраните его актуальным
Посмотрите, как «Техэксперт» помогает организовать постоянную работу с нормативной документацией, упростить поиск НТД и сократить объём ручного контроля.