Как создать единый фонд нормативных документов
На любом предприятии ежедневно используются десятки, а иногда и тысячи нормативных документов. Федеральные законы, национальные стандарты, технические регламенты, своды правил, внутренние стандарты организации, инструкции и технологические регламенты лежат в основе производственных процессов, контроля качества и обеспечения безопасности.
Однако во многих организациях нормативная документация хранится разрозненно: часть документов находится на компьютерах сотрудников, часть — на сетевых дисках, часть — в бумажных архивах.
Однако во многих организациях нормативная документация хранится разрозненно: часть документов находится на компьютерах сотрудников, часть — на сетевых дисках, часть — в бумажных архивах.
В результате возрастает риск использования устаревших редакций, увеличивается время поиска информации и усложняется подготовка к проверкам.
Решить эти проблемы помогает создание единого фонда нормативных документов.
Решить эти проблемы помогает создание единого фонда нормативных документов.
Что такое единый фонд нормативных документов
Единый фонд нормативных документов — это централизованная система хранения и управления нормативно-технической документацией предприятия.
В такой системе все документы находятся в одном месте, имеют актуальный статус и доступны сотрудникам в соответствии с их полномочиями.
Единый фонд может включать:
Главная задача такого фонда — обеспечить сотрудников достоверной и актуальной информацией.
В такой системе все документы находятся в одном месте, имеют актуальный статус и доступны сотрудникам в соответствии с их полномочиями.
Единый фонд может включать:
- федеральные законы;
- национальные стандарты;
- технические регламенты;
- своды правил;
- санитарные правила;
- внутренние нормативные документы;
- стандарты организации;
- инструкции;
- технологические регламенты;
- методики и другую нормативную документацию.
Главная задача такого фонда — обеспечить сотрудников достоверной и актуальной информацией.
Какие проблемы возникают при отсутствии единого фонда
Разрозненное хранение документов приводит к целому ряду организационных проблем.
Наиболее распространенные из них:
Со временем эти проблемы начинают влиять не только на эффективность работы специалистов, но и на безопасность производственных процессов.
Наиболее распространенные из них:
- использование разных редакций одного документа;
- хранение документов в нескольких местах;
- длительный поиск нормативной информации;
- отсутствие контроля актуальности документов;
- сложности при разработке внутренних нормативных документов;
- риск использования отмененных требований;
- увеличение времени подготовки к проверкам.
Со временем эти проблемы начинают влиять не только на эффективность работы специалистов, но и на безопасность производственных процессов.
Как организовать единый фонд нормативной документации
Создание единого фонда начинается с анализа существующей нормативной базы предприятия.
После этого рекомендуется выполнить несколько последовательных шагов.
После этого рекомендуется выполнить несколько последовательных шагов.
- Собрать все нормативные документыПервый этап — объединить всю используемую нормативную документацию в единой системе хранения.
Это позволяет исключить дублирование документов и сформировать единый источник информации для всех подразделений.01 - Проверить актуальность документовПеред включением документов в фонд необходимо убедиться, что используются действующие редакции.
Особое внимание следует уделить документам, которые регулярно пересматриваются или изменяются.02 - Определить структуру храненияДокументы должны быть организованы по понятной структуре: по направлениям деятельности, подразделениям, видам документов или тематике.
Это значительно упрощает поиск необходимой информации.03 - Назначить ответственныхДля каждого направления рекомендуется определить сотрудников, отвечающих за ведение и актуализацию нормативной документации.
Это помогает поддерживать фонд в актуальном состоянии.04 - Организовать постоянный контроль измененийПосле создания фонда важно обеспечить регулярное отслеживание изменений законодательства и своевременное обновление документов.
Без этого единый фонд быстро утратит свою актуальность.05
Почему электронный фонд эффективнее бумажного архива
Количество нормативных документов постоянно увеличивается, а изменения законодательства происходят практически ежедневно.
Поэтому бумажные архивы и сетевые папки уже не позволяют эффективно управлять нормативной документацией.
Современный электронный фонд обеспечивает:
Именно поэтому большинство предприятий постепенно переходят к цифровому управлению нормативной документацией.
Поэтому бумажные архивы и сетевые папки уже не позволяют эффективно управлять нормативной документацией.
Современный электронный фонд обеспечивает:
- быстрый поиск документов;
- централизованное хранение;
- контроль актуальности;
- разграничение прав доступа;
- удобную работу всех подразделений;
- сокращение времени поиска информации;
- снижение риска использования устаревших документов.
Именно поэтому большинство предприятий постепенно переходят к цифровому управлению нормативной документацией.
Как «Техэксперт» помогает создать единый фонд нормативных документов
Система «Техэксперт» предоставляет предприятиям инструменты для создания единого фонда нормативно-технической документации и организации работы с документами в едином цифровом пространстве. Пользователи получают доступ к многомиллионному фонду нормативных документов, сервисам контроля актуальности, инструментам отслеживания изменений законодательства и решениям для разработки, хранения и сопровождения внутренней нормативной документации.
Благодаря этому специалисты работают только с актуальными документами, быстро находят необходимую информацию и могут эффективно управлять нормативной документацией предприятия.
Благодаря этому специалисты работают только с актуальными документами, быстро находят необходимую информацию и могут эффективно управлять нормативной документацией предприятия.
Получите бесплатный доступ к системе «Техэксперт»
Если вы хотите создать единый фонд нормативных документов, сократить время на поиск информации и обеспечить постоянную актуальность нормативной базы предприятия, попробуйте возможности системы «Техэксперт».
Получите бесплатный доступ к системе на 7 дней, протестируйте инструменты управления нормативной документацией и убедитесь, насколько проще становится работа, когда все документы находятся в едином цифровом пространстве.
Получите бесплатный доступ к системе на 7 дней, протестируйте инструменты управления нормативной документацией и убедитесь, насколько проще становится работа, когда все документы находятся в едином цифровом пространстве.