Типовые ошибки при разработке внутренних стандартов
Почему внутренний стандарт может быть формально правильным, но бесполезным в работе: разбираем ошибки в области применения, требованиях, ответственности, структуре документа и управлении изменениями.
Ошибки начинаются ещё до того, как написан первый пункт
Внутренний стандарт должен устанавливать понятный и воспроизводимый порядок работы внутри конкретной организации. Его задача — перевести внешние требования, корпоративные правила и накопленную практику в действия, которые сотрудники могут выполнять одинаково.
Одна из самых распространённых ошибок — начинать разработку документа без ответа на простой вопрос: что именно он должен регулировать? В результате стандарт разрастается, объединяет несколько разных процессов и становится сложным для применения.
цель документа, объект регулирования, область применения, круг пользователей и ожидаемый результат его применения.
Копирование внешних требований без привязки к процессам предприятия
Внутренний стандарт не должен превращаться в пересказ нормативных документов. Сотруднику важно понимать не только, какое требование существует, но и как оно выполняется именно в его организации.
Текст просто копируют из внешнего документа
В стандарте появляются большие фрагменты требований, но не определены конкретные действия подразделений, последовательность операций и ответственные.
Связать требование с внутренним процессом
Внешний документ используется как нормативная основа, а внутренний стандарт описывает, кто, когда и каким образом обеспечивает выполнение установленного требования.
Если положения внешнего документа полностью переписаны во внутренний стандарт, при изменении исходного требования необходимо вовремя обнаружить расхождение и внести изменения во внутренний документ.
Использование неактуальных требований и противоречащих друг другу документов
Перед утверждением внутреннего стандарта необходимо проверить нормативную основу документа. Особенно это важно, если стандарт разрабатывался долго или создавался на основе нескольких источников.
Требования сформулированы так, что их невозможно проверить
Хорошее требование должно позволять однозначно понять, какое действие необходимо выполнить и как определить, что оно действительно выполнено.
Непонятно, кто отвечает за актуализацию, когда она должна выполняться и какое действие считается завершением.
Тогда требование можно применять одинаково и контролировать его выполнение.
Формулировки, которые требуют особого внимания:
Такие формулировки допустимы только тогда, когда из самого документа или связанных с ним процедур понятно, что именно они означают.
Непонятно, кто и за что отвечает
Формулировки «ответственное подразделение», «уполномоченный сотрудник» или «исполнитель» не помогают, если из документа нельзя однозначно определить, кто выполняет конкретное действие.
Кто непосредственно выполняет действие, оформляет документ или передаёт информацию.
Кто отвечает за результат процесса и контролирует соблюдение установленного порядка.
Кто должен проверить документ или решение до его утверждения.
Кто принимает окончательное решение о введении документа или изменения в действие.
Если разные подразделения используют разные названия одного процесса, документа или роли, необходимо определить единые термины и использовать их последовательно по всему стандарту.
Документ сложно читать и применять
Даже правильные требования могут не работать, если сотруднику приходится изучать десятки страниц, чтобы найти одно нужное действие.
Что чаще всего усложняет внутренний стандарт:
Стандарт разработали, но не организовали работу с ним
Утверждение документа — не последняя стадия. Необходимо заранее определить, как он вводится в действие, изменяется, пересматривается и выводится из применения.
Что проверить перед утверждением внутреннего стандарта
Финальная проверка должна отвечать не только на вопрос «правильно ли оформлен документ», но и на главный вопрос: сможет ли сотрудник реально использовать его в работе.
Понятно ли, какую задачу решает стандарт?
Однозначно ли определено, где и кем применяется документ?
Все ли используемые документы проверены на актуальность?
Можно ли однозначно понять, что именно необходимо сделать?
У каждого действия есть конкретный исполнитель или ответственный?
Используются ли одинаковые понятия во всём документе?
Соответствует ли стандарт реальной последовательности работы?
Определено ли, когда и кем документ должен пересматриваться?
Внутренний стандарт должен оставаться рабочим и актуальным
Даже качественно разработанный документ со временем требует пересмотра. Меняются внешние требования, процессы предприятия, оборудование, структура подразделений и распределение ответственности.
Системная работа с нормативной и внутренней документацией
Инструменты «Техэксперт» помогают организовать работу с нормативной информацией, внутренними документами, процессами согласования и контролем актуальности в едином цифровом пространстве.
Упростите работу с нормативными и внутренними документами
Посмотрите, как «Техэксперт» помогает специалистам работать с актуальной нормативной информацией и организовывать процессы управления документацией.