Документы хранятся в разных местах
Папки, локальные компьютеры, почта, бумажные архивы и отдельные базы.
Внедрение СУ НТД
Внедрение СУ НТД на предприятии
Организуйте единый управляемый процесс работы с нормативной и технической документацией.
СУ НТД «Техэксперт» объединяет внешние и внутренние документы,
помогает контролировать актуальность, согласование,
ознакомление сотрудников и использование НТД.
Документ согласован
СУ НТД Единый фонд предприятия
Работает
01
Внешние НТД Нормы, стандарты, требования
02
Внутренние документы Стандарты, регламенты, инструкции
03
Управление Согласование, актуализация, ознакомление
Контроль актуальности Изменения отслеживаются
Сотрудник ознакомлен
НТД актуальна
Когда нужна СУ НТД
Если работа с НТД держится на папках, таблицах и ручном контроле
Чем больше предприятие, тем сложнее управлять документацией вручную. СУ НТД помогает убрать разрозненность и сделать процессы управляемыми.
Сложно определить актуальную версию
Сотрудники могут использовать разные редакции одного документа.
Изменения отслеживаются вручную
Специалистам приходится самостоятельно проверять статус НТД.
Нет единого порядка работы с внутренними НД
Согласование, утверждение и актуализация зависят от переписки.
Сложно контролировать ознакомление
Не всегда понятно, кто получил документ и ознакомился с изменениями.
Много времени уходит на поиск
Специалисты ищут нормативную информацию вместо основных рабочих задач.
После внедрения
НТД становится управляемой частью бизнес-процессов
СУ НТД — это не просто электронное хранилище. Система помогает организовать работу с документами на протяжении всего жизненного цикла.
ГЛАВНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ
Одно пространство вместо разрозненной работы
Внешние нормативные документы и внутренняя документация предприятия объединяются в понятную систему.
единый фонд документов
единые правила работы
прозрачность ответственности
Единый фонд документов Внешняя и внутренняя документация в одном пространстве.
Контроль актуальности Изменения НТД становятся частью рабочего процесса.
Управление внутренними НД Разработка, согласование, утверждение и актуализация.
Адресный доступ Каждый специалист получает документы по своим задачам.
Контроль ознакомления Понятно, кто получил документ и ознакомился с ним.
Прозрачность процессов Ответственные, сроки и состояние документов видны в системе.
Возможности СУ НТД
Автоматизируйте ключевые процессы работы с документацией
От создания фонда до контроля актуальности, согласования и работы сотрудников с документами.
Управление фондом и жизненным циклом НТД
Процессы, которые можно перенести из ручного режима в цифровую систему.
Создание и ведение фонда НТД
Структура фонда, классификация и единые правила работы.
Планирование разработки документов
Планы, ответственные, сроки и контроль исполнения.
Разработка внутренних НД
Стандарты, инструкции, регламенты и документы СМК.
Согласование и утверждение
Электронные маршруты движения документов.
Контроль оборота документов
Учёт, ознакомление сотрудников и актуализация.
Цифровые кабинеты
Персональные подборки документов и управление доступом.
Контроль ссылочных документов
Выявление устаревших нормативных ссылок во внутренних НД.
Мониторинг и отчётность
Информация о состоянии фонда и ключевых процессах.
Демонстрация СУ НТД
Посмотрите, как СУ НТД будет работать на вашем предприятии
Покажем возможности системы на реальных рабочих сценариях: фонд НТД, актуализацию, согласование, ознакомление и контроль документов.
Получить демонстрацию
Демонстрацию проведёт специалист «Лидер Инфо»
Этапы внедрения
От анализа процессов до полноценной работы системы
Внедрение начинается не с установки программы, а с понимания того, как предприятие работает с НТД сегодня.
01
Анализ текущей работы с НТД
Изучаем фонд, подразделения, роли, способы хранения и действующие процессы.
02
Проектирование будущей системы
Определяем структуру фонда, роли пользователей и сценарии работы.
03
Подготовка фонда документов
Формируем состав, структуру и правила классификации документации.
04
Настройка СУ НТД
Настраиваем подразделения, роли, доступы, кабинеты и маршруты работы.
05
Пилотный запуск
Проверяем процессы на реальных задачах и корректируем настройки.
06
Обучение пользователей
Показываем сотрудникам, как выполнять в системе их ежедневные задачи.
07
Запуск и сопровождение
Помогаем пользователям освоить новый порядок работы и развиваем систему.
Индивидуальная настройка
Не предприятие подстраивается под систему — система учитывает ваши процессы
На разных предприятиях работа с нормативной документацией организована по-разному. Поэтому состав и масштаб внедрения определяются индивидуально.
Можно начать с одного процесса или подразделения,
проверить подход на практике и постепенно расширять СУ НТД.
В ПРОЕКТ МОГУТ БЫТЬ ВОВЛЕЧЕНЫ
Служба стандартизации и НТД Отдел качества Производственные подразделения Лаборатории Технические специалисты Охрана труда и промышленная безопасность Метрологическая служба ИТ-служба Руководители подразделений
Существующий фонд НТД
Не нужно начинать работу с нуля
Существующие документы предприятия становятся основой будущего электронного фонда. Важно не просто перенести файлы, а привести их к понятной структуре.
01 Определить состав фонда
Понять, какие документы действительно используются предприятием.
→
02 Убрать дубли и устаревшее
Отделить рабочий фонд от накопленного архива.
→
03 Настроить классификацию
Сделать документы удобными для поиска и использования.
→
04 Назначить ответственных
Определить владельцев документов и процессов.
→
05 Настроить доступ
Каждому сотруднику — только необходимые документы.
✓
В результате: предприятие получает не просто перенесённый архив, а структурированный и управляемый фонд НТД.
Демонстрация СУ НТД
Посмотрите, как СУ НТД будет работать на вашем предприятии
Покажем возможности системы на реальных рабочих сценариях: фонд НТД, актуализацию, согласование, ознакомление и контроль документов.
Получить демонстрацию
Демонстрацию проведёт специалист «Лидер Инфо»
Команда проекта
Внедрение СУ НТД — совместная работа
Со стороны предприятия важно участие людей, которые знают реальные процессы. Мы помогаем перевести эти процессы в цифровую среду.
СО СТОРОНЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
Эксперты и владельцы процессов
- специалисты по НТД;
- представители подразделений;
- владельцы процессов;
- ИТ-служба;
- руководитель проекта.
ОБЩАЯ ЗАДАЧА Рабочая СУ НТД для ежедневной работы предприятия
СО СТОРОНЫ «ЛИДЕР ИНФО»
Специалисты по решениям «Техэксперт»
- обследование процессов;
- формирование решения;
- настройка системы;
- обучение пользователей;
- сопровождение внедрения.
Наша задача — не просто установить СУ НТД,
а добиться того, чтобы сотрудники действительно использовали её
в ежедневной работе.
Результат внедрения
Вместо разрозненной документации — единая система управления НТД
ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ
Документация становится частью управляемой цифровой среды предприятия
Сотрудники знают, где искать документы, кто за них отвечает и как работать с изменениями.
01
Документы собраны в едином пространстве
Сотрудники знают, где находится необходимая НТД.
02
Актуальность контролируется
Изменения становятся частью процесса, а не неожиданностью.
03
Ответственность распределена
Понятно, кто отвечает за документы и процессы.
04
Внутренние НД управляются системно
Разработка, согласование и ознакомление идут по правилам.
05
Специалисты получают нужную информацию
Документы распределяются по подразделениям и задачам.
06
Руководитель видит состояние процессов
Работа с НТД становится прозрачнее и управляемее.
СУ НТД превращает нормативную документацию
из набора файлов и таблиц в полноценную цифровую систему предприятия.
Вопросы и ответы
Частые вопросы о внедрении СУ НТД
СУ НТД «Техэксперт» — комплексное решение для автоматизации процессов управления нормативной и технической документацией предприятия.
Архив в первую очередь хранит документы. СУ НТД помогает управлять их жизненным циклом: разработкой, актуализацией, согласованием, ознакомлением и другими процессами.
Да. В системе можно организовать работу как с внешней нормативной базой, так и с внутренним фондом предприятия.
Нет. Можно начать с одного подразделения или наиболее важного процесса, а затем постепенно расширять использование СУ НТД.
Да. Права доступа и рабочие подборки можно настраивать под сотрудников, подразделения и конкретные задачи.
Да. Система позволяет организовать доведение документов до сотрудников и контролировать факт ознакомления.
Да. СУ НТД помогает выявлять изменения статуса документов, на которые ссылается внутренняя документация предприятия.
Срок зависит от объёма фонда, количества пользователей, подразделений и состава автоматизируемых процессов. План проекта формируется после анализа задач предприятия.
Да. Пользователи должны понимать не только функционал системы, но и новый порядок выполнения своих рабочих задач.
После запуска пользователи получают консультации и поддержку, а решение при необходимости развивается и расширяется.
Следующий шаг
Обсудим, как внедрить СУ НТД на вашем предприятии
Покажите нам, как сейчас организована работа с документацией. Мы поможем определить, какие процессы автоматизировать в первую очередь и с чего лучше начать.
НА ПЕРВОЙ КОНСУЛЬТАЦИИ
Разберём вашу текущую работу с НТД
01
Как сейчас хранится и используется документация
02
Какие процессы требуют автоматизации
03
Какой состав СУ НТД потребуется предприятию
04
С какого этапа лучше начать внедрение
Подберём решение под реальные процессы предприятия