Фонд давно не пересматривался
Документы накапливаются годами без системной проверки.
Работа с фондом НТД
Как провести аудит фонда нормативно-технической документации
Проверьте, какие документы действительно используются, какие устарели, где появились дубли и насколько эффективно организована работа с НТД.
Аудит помогает привести фонд в порядок, определить проблемные участки и понять, какие процессы стоит автоматизировать, чтобы ситуация не повторялась.
АУДИТ ФОНДА НТД Что нужно проверить
5 направлений
Актуальность действует ли документ
Полнота все ли необходимые НТД есть
Структура можно ли быстро найти нужное
Ответственность понятно ли, кто обновляет фонд
Процессы как отслеживаются изменения
Результат понятный план наведения порядка
Состояние фонда
Когда нужен аудит фонда НТД
Проверку стоит проводить не только тогда, когда в фонде уже возник беспорядок. Регулярный аудит помогает вовремя обнаруживать устаревшие документы и слабые места в процессе работы с НТД.
Документы разбросаны по разным источникам
Папки, компьютеры, почта, бумажные архивы и отдельные базы.
Есть сомнения в актуальности
Не всегда понятно, действует документ или уже появилась новая редакция.
Сотрудники создают свои подборки
У подразделений появляются собственные версии одного и того же фонда.
Поиск занимает слишком много времени
Документ существует, но специалист не может быстро его найти.
Меняются требования или процессы
Нужно убедиться, что состав фонда соответствует текущей работе предприятия.
Перед началом
Сначала соберите полную картину фонда
Не начинайте аудит с удаления файлов. Сначала зафиксируйте, какие документы есть, где они находятся и кто ими пользуется.
Соберите перечни документов
Фонды подразделений, локальные подборки, бумажные архивы и электронные базы.
Определите пользователей
Какие подразделения и специалисты реально используют НТД.
Зафиксируйте источники
Откуда сотрудники получают нормативные документы и обновления.
Определите ответственных
Кто сейчас добавляет документы, следит за изменениями и ведёт фонд.
Важно
Цель первого этапа — не привести фонд в порядок, а увидеть его реальное состояние без потери информации.
Чек-лист аудита
Что проверить в каждом документе и в фонде в целом
ПРОВЕРЯЙТЕ НЕ ТОЛЬКО ФАЙЛ
Важно оценить и сам документ, и то, как предприятие с ним работает
Даже актуальный документ не решает задачу, если специалист не может его найти или не знает об изменении.
Статус документа Действует, отменён, заменён или имеет новую редакцию.
Необходимость Используется ли документ в реальных процессах предприятия.
Дубли Есть ли несколько копий и редакций одного документа.
Место хранения Понятно ли, где находится рабочая версия документа.
Ответственный Кто должен следить за документом и его актуальностью.
Доступ Получают ли нужные сотрудники актуальную версию документа.
Пошаговый аудит
Как провести аудит фонда НТД
Удобнее двигаться от инвентаризации документов к проверке процессов и только после этого принимать решения.
01
Составьте единый перечень НТД
Соберите информацию из подразделений и зафиксируйте, какие нормативные документы реально используются.
02
Проверьте статус и редакции
Отделите действующие документы от отменённых, заменённых и устаревших версий.
03
Найдите дубли и пробелы
Уберите повторяющиеся копии и определите, каких документов не хватает для рабочих процессов.
04
Проверьте структуру фонда
Оцените, насколько быстро сотрудник может найти нужный документ и определить рабочую редакцию.
05
Проверьте процесс актуализации
Определите, кто отслеживает изменения, как они попадают в фонд и как сотрудники узнают о них.
06
Зафиксируйте проблемы и приоритеты
Не исправляйте всё одновременно — разделите проблемы по степени риска и влиянию на работу предприятия.
После проверки
Разделите результаты по степени риска
Так будет понятно, что исправлять немедленно, а что можно включить в план дальнейшего развития фонда.
Критично
Требует немедленной проверки
Используются отменённые документы, неверные редакции или отсутствует обязательная для процесса НТД.
Нужно исправить
Создаёт риск и лишнюю работу
Дубли, хаотичная структура, локальные подборки, отсутствие ответственных и понятного порядка обновления.
Можно улучшить
Работает, но требует оптимизации
Документы актуальны, однако поиск, контроль изменений и доведение информации выполняются вручную.
Что дальше
Что делать с результатами аудита
Ценность аудита не в списке найденных ошибок, а в изменении дальнейшего порядка работы с фондом.
ЕСЛИ НАШЛИ Устаревшие документы
ЧТО ДЕЛАТЬ
Вывести их из рабочего фонда, определить действующие документы и актуальные редакции.
ЕСЛИ НАШЛИ Дубли и разные версии
ЧТО ДЕЛАТЬ
Определить единый источник документа и отказаться от параллельных локальных копий.
ЕСЛИ НАШЛИ Пробелы в фонде
ЧТО ДЕЛАТЬ
Дополнить состав НТД документами, необходимыми для конкретных процессов и подразделений.
ЕСЛИ НАШЛИ Нет ответственных
ЧТО ДЕЛАТЬ
Закрепить владельцев отдельных групп документов и определить порядок обновления информации.
ЕСЛИ НАШЛИ Слишком много ручной работы
ЧТО ДЕЛАТЬ
Перенести повторяющиеся процессы контроля, актуализации и доступа в цифровую систему.
После аудита
Навести порядок один раз мало. Важно не допустить повторения
Если актуальность НТД снова контролировать вручную, сотрудники продолжат создавать свои подборки, а фонд со временем снова начнёт разрастаться.
«Техэксперт» помогает организовать постоянную работу с нормативной документацией в едином цифровом пространстве.
Единая нормативная база Нужные документы доступны из одного пространства.
Актуальная информация Проще контролировать изменения и статус документов.
Работа с внутренними НД Можно выстраивать процессы вокруг внутренней документации.
Доступ для специалистов Нужная информация распределяется по рабочим задачам.
Меньше ручного контроля Рутинная работа с фондом становится системнее.
Вопросы и ответы
Частые вопросы об аудите фонда НТД
Периодичность зависит от объёма фонда и интенсивности изменений. Важно не ждать накопления проблем, а регулярно проверять состояние документов и сам процесс актуализации.
Не обязательно. Можно начать с наиболее критичного направления, подразделения или группы документов, а затем расширять проверку.
Их необходимо исключить из рабочего фонда, определить актуальные документы и при необходимости сохранить старую версию только как архивную.
В рабочем процессе лучше использовать единый источник документа. Иначе разные подразделения могут продолжить работать с несовпадающими версиями.
Один из главных признаков — сотрудники знают, что документ существует, но не могут быстро его найти или создают собственные подборки.
Сначала устранить критичные проблемы, затем привести фонд к единой структуре, распределить ответственность и настроить постоянный процесс актуализации.
Система помогает организовать работу с нормативной документацией в едином цифровом пространстве, использовать актуальную информацию и сократить объём ручных операций при работе с НТД.
Следующий шаг
Провели аудит? Теперь не дайте фонду снова превратиться в хаос
Посмотрите, как «Техэксперт» помогает организовать постоянную работу с нормативной документацией, контролировать актуальность и сократить ручные операции.
С ТЕХЭКСПЕРТ
Работа с НТД становится постоянным процессом
✓
актуальная нормативная информация
✓
единое пространство для работы с НТД
✓
меньше ручного поиска и проверки документов
✓
понятный доступ к информации для специалистов
Покажем систему на ваших рабочих задачах