Создание единого фонда нормативной документации предприятия
Объедините внешние нормативные документы, внутренние стандарты, инструкции, регламенты и методики в одном управляемом пространстве.
Единый фонд НТД помогает устранить дубли, контролировать версии, разграничивать доступ и обеспечивать сотрудников актуальными документами для выполнения производственных задач.
Единый фонд НТД помогает устранить дубли, контролировать версии, разграничивать доступ и обеспечивать сотрудников актуальными документами для выполнения производственных задач.
Когда предприятию необходим единый фонд НТД
Документы хранятся в разных местах
Часть файлов находится на сервере, часть — в почте, локальных папках и бумажных архивах.
Сотрудники используют разные версии
Невозможно быстро определить, какой документ является действующим.
Поиск занимает много времени
Специалисты не знают точное название файла, место хранения или ответственное подразделение.
Нет единой структуры фонда
Документы систематизируются по разным правилам, дублируются и теряются.
Не контролируются права доступа
Сотрудники получают лишний доступ или не могут найти нужный документ.
Сложно проводить актуализацию
Изменения внешних требований не связаны с документами внутреннего фонда.
Состав единого фонда нормативной документации
В зависимости от деятельности предприятия в фонд могут входить:
-
нормативные правовые акты;
-
технические регламенты;
-
ГОСТы, своды правил и отраслевые стандарты;
-
внутренние стандарты предприятия;
-
инструкции и технологические регламенты;
-
положения и методики;
-
документы систем менеджмента;
-
проектная и эксплуатационная документация;
-
архивные редакции;
-
организационно-распорядительные документы;
-
документы поставщиков и производителей;
-
связанные справочные и методические материалы.
Этапы создания фонда НТД
Шаг 1. Провести инвентаризацию
Определить, где хранятся документы, какие подразделения ими пользуются и кто отвечает за их ведение.
Шаг 2. Удалить дубли и устаревшие версии
Проверить состав фонда, определить действующие редакции и отделить архивные документы.
Шаг 3. Разработать единую структуру
Сформировать классификатор по типам документов, направлениям, подразделениям, объектам или производственным процессам.
Шаг 4. Назначить владельцев документов
Определить ответственных за добавление, изменение, согласование и актуализацию.
Шаг 5. Настроить доступ
Разграничить права пользователей по подразделениям, ролям и задачам.
Шаг 6. Организовать актуализацию
Настроить контроль изменений, версий и сроков пересмотра документов.
Как автоматизировать ведение единого фонда
Решение предназначено для централизованного хранения, каталогизации, актуализации и быстрого поиска корпоративной документации. Оно помогает создать единое пространство для внутренних и внешних нормативных документов.
Подходит для предприятий, которым недостаточно обычного хранилища. Система охватывает полный жизненный цикл документа: разработку, обсуждение, согласование, публикацию, актуализацию и контроль.
Помогает проверить нормативные ссылки во внутренних документах перед включением их в единый фонд и при последующей актуализации.
Основные требования к единому фонду НТД
Единая точка доступа
Документы доступны сотрудникам из одного рабочего пространства.
Понятная структура
Материалы распределены по единому классификатору.
Контроль версий
Можно определить действующую, предыдущую и архивную редакцию.
Быстрый поиск
Документ находится по названию, обозначению, тематике или реквизитам.
Разграничение доступа
Пользователи видят только документы, необходимые для их работы.
Контроль актуальности
Изменения фиксируются, а ответственные сотрудники получают информацию для пересмотра документации.
Что изменится после создания единого фонда
-
документы перестанут храниться в разрозненных папках;
-
сотрудники будут использовать единые актуальные версии;
-
сократится время поиска информации;
-
появится понятная структура ответственности;
-
упростится подготовка к проверкам и аудитам;
-
снизится количество ошибок и дублирующих файлов.
Подробнее о создании фонда документов
Создайте единый управляемый фонд НТД
Изучим текущую структуру документации, определим задачи предприятия и покажем подходящий формат единого фонда: от централизованного облачного хранилища до комплексной системы управления жизненным циклом документов.