Как понять, что фонд НТД предприятия требует пересмотра
Фонд нормативно-технической документации редко приходит в нерабочее состояние за один день.
Обычно проблемы накапливаются постепенно: появляются дубли, сотрудники создают собственные папки, устаревшие документы остаются в общем доступе, а поиск нужной редакции занимает всё больше времени.
Поэтому предприятие может долго считать, что фонд работает нормально, хотя фактически он уже не обеспечивает единый порядок работы с нормативными требованиями.
Получить бесплатный доступ Обычно проблемы накапливаются постепенно: появляются дубли, сотрудники создают собственные папки, устаревшие документы остаются в общем доступе, а поиск нужной редакции занимает всё больше времени.
Поэтому предприятие может долго считать, что фонд работает нормально, хотя фактически он уже не обеспечивает единый порядок работы с нормативными требованиями.
Признак 1. Один документ хранится в нескольких местах
Если одинаковые ГОСТы, инструкции и регламенты находятся на сетевом диске, в почте, локальных папках и разных информационных системах, предприятие перестаёт контролировать версии.
Само наличие дублей не всегда критично. Проблема возникает, когда сотрудник не понимает, какая копия является основной и кто отвечает за её обновление.
Само наличие дублей не всегда критично. Проблема возникает, когда сотрудник не понимает, какая копия является основной и кто отвечает за её обновление.
Признак 2. Поиск документа зависит от конкретного сотрудника
В управляемом фонде документ можно найти по названию, обозначению, тематике, подразделению или связанному процессу.
Если необходимый файл находится только после звонка сотруднику, который помнит, где он сохранён, структура фонда требует пересмотра. Знания о документации не должны существовать только в памяти отдельных работников.
Если необходимый файл находится только после звонка сотруднику, который помнит, где он сохранён, структура фонда требует пересмотра. Знания о документации не должны существовать только в памяти отдельных работников.
Признак 3. Нельзя быстро назвать действующую редакцию
Для любого документа должно быть понятно, какая версия действует сейчас, когда она была утверждена и где находится предыдущая редакция.
Если сотрудники сравнивают даты файлов, названия папок или спрашивают друг у друга, какой документ использовать, контроль версий фактически отсутствует.
Если сотрудники сравнивают даты файлов, названия папок или спрашивают друг у друга, какой документ использовать, контроль версий фактически отсутствует.
Признак 4. Архивные документы доступны вместе с действующими
Старые редакции необходимо сохранять, поскольку они могут понадобиться для подтверждения ранее выполненных работ и анализа истории требований.
Но архив не должен смешиваться с действующим фондом. Если отменённый документ визуально ничем не отличается от актуального, риск ошибочного применения значительно возрастает.
Но архив не должен смешиваться с действующим фондом. Если отменённый документ визуально ничем не отличается от актуального, риск ошибочного применения значительно возрастает.
Признак 5. Нет полного перечня НТД
Предприятие должно понимать, какие внешние и внутренние документы используются в его процессах. Если подразделения ведут собственные списки, а общего реестра нет, невозможно оценить полноту фонда и организовать контроль изменений.
Отсутствие единого перечня также усложняет подготовку к аудитам, проверкам, сертификации и аккредитации.
Отсутствие единого перечня также усложняет подготовку к аудитам, проверкам, сертификации и аккредитации.
Признак 6. Изменения отслеживаются нерегулярно
Нормативные документы пересматриваются, заменяются и отменяются, а Росстандарт публикует соответствующие уведомления. Если предприятие проверяет изменения только перед внешним аудитом или после возникновения проблемы, фонд нельзя считать системно актуализируемым.
Признак 7. Не определены владельцы документов
У каждого внутреннего стандарта, регламента или инструкции должен быть владелец, который отвечает за содержание и инициирует пересмотр.
Если ответственность распределена между подразделениями неформально, задачи могут оставаться без исполнения: координатор фонда сообщил об изменении, но никто не подготовил новую редакцию.
Если ответственность распределена между подразделениями неформально, задачи могут оставаться без исполнения: координатор фонда сообщил об изменении, но никто не подготовил новую редакцию.
Признак 8. Сотрудники используют личные архивы
Когда официальный фонд неудобен, медленно обновляется или не содержит нужной информации, сотрудники создают собственные подборки документов.
Это один из наиболее заметных признаков того, что действующая система не соответствует реальным рабочим процессам.
Это один из наиболее заметных признаков того, что действующая система не соответствует реальным рабочим процессам.
Как провести пересмотр фонда
Начать следует с инвентаризации. Необходимо собрать перечни документов по подразделениям, определить места хранения и выявить дубли.
Затем проверяется статус документов, выделяются действующие и архивные редакции, назначаются владельцы и разрабатывается единая структура классификации.
После наведения порядка важно установить постоянный процесс: контроль изменений, назначение пересмотра, согласование новой версии, публикацию и архивирование.
Затем проверяется статус документов, выделяются действующие и архивные редакции, назначаются владельцы и разрабатывается единая структура классификации.
После наведения порядка важно установить постоянный процесс: контроль изменений, назначение пересмотра, согласование новой версии, публикацию и архивирование.
Когда нужна автоматизация
Если фонд содержит большое количество документов, а в работе участвуют разные подразделения, ручного реестра может быть недостаточно.
РОС.Т Облако документов предназначено для централизованного хранения, каталогизации, актуализации и поиска корпоративной документации. Система управления НТД охватывает полный жизненный цикл документа, включая разработку, согласование и контроль.
РОС.Т Облако документов предназначено для централизованного хранения, каталогизации, актуализации и поиска корпоративной документации. Система управления НТД охватывает полный жизненный цикл документа, включая разработку, согласование и контроль.
Итог
Главный признак проблемного фонда НТД — отсутствие уверенного ответа на три вопроса: какой документ действует, где он находится и кто отвечает за его актуальность.
Если поиск зависит от конкретных сотрудников, используются разные версии, а изменения проверяются нерегулярно, фонд требует пересмотра. Наведение порядка позволит сократить время поиска, устранить дубли и обеспечить работу предприятия по актуальным требованиям.
Если поиск зависит от конкретных сотрудников, используются разные версии, а изменения проверяются нерегулярно, фонд требует пересмотра. Наведение порядка позволит сократить время поиска, устранить дубли и обеспечить работу предприятия по актуальным требованиям.